Cara Mengirim Email dengan Bahasa Inggris

Apakah Anda pernah kesulitan menghadapi klien dari luar negeri karena tidak mengetahui cara mengirim email dengan Bahasa Inggris? Menulis email resmi memang tidaklah mudah, karena Anda harus mengetahui etika mengirim email yang baik, dan juga kemampuan bahasa Inggris yang bagus. Nah, berikut ini beberapa cara mengirim bahasa Inggris yang bisa Anda jadikan referensi saat membuat pesan email nanti.

Cara Mengirim Email dengan Bahasa Inggris Sebagai Profesional

Berikut ini adalah beberapa hal yang harus Anda ketika akan mengirimkan email Bahasa Inggris kepada klien dari luar negeri.

Perhatikan Penggunaan Header Email

Sebelum mengirimkan email, tentunya Anda harus mengetahui siapakah yang akan menerimanya. Pada header email terdapat tiga kolom yang harus Anda perhatikan, yaitu “to”, “cc” atau “bcc”, dan juga “subject”.  Berikut contohnya.

SUBJECT: Weekly Meeting – December 2022

TO: partner_kerja@mail.com

CC: cc_manajer@mail.com

BCC: cc_bagianarsip@mail.com

Salam Pembuka dan Tujuan Mengirim Email

Saat mengirimkan email profesional, tentunya Anda harus menggunakan salam pembuka yang resmi dan tidak bertele-tele. Selain itu, menuliskan tujuan mengirimkan email tersebut kepada para penerima juga penting, agar penerima mengetahui maksud dan keperluan Anda. Contohnya:

“Hi, team,” (Hai, team)

“I am writing this email to inform ______” (Saya mengirimkan email ini untuk menginformasikan ________)

Isi Email Tidak Bertele-tele

Ketika Anda menulis email, maka sebaiknya disampaikan secara to the point dan tidak bertele-tele. Hal ini agar penerima dapat mengetahui maksud dari email yang Anda kirimkan tanpa harus menghabiskan waktu yang lama untuk membaca dan memahaminya.Apalagi, di tengah banyaknya media sosial chatting yang sering menggunakan pesan singkat dan kalimat pendek saat berkomunikasi.

Menyertakan Call to Action

Ketika Anda menuliskan email tentunya penting untuk mengingat kembali kepada para penerima jika mereka harus melakukan sesuatu dengan segera. Apalagi jika Anda mengirimkan email guna meminta data-data penting untuk keperluan pekerjaan.  Berikut adalah contohnya.

“Could you help me send me all those files As soon as possible?” (Bisakah Anda mengirimkan data tersebut sesegera mungkin?)

Jangan Lupakan Kalimat Penutup

Pada bagian akhir email Anda, jangan lupa untuk menyertakan kalimat penutup permintaan tolong dan terima kasih. Berikut adalah beberapa cara untuk menyampaikan terima kasih kepada penerima. Contohnya:

“Thank you for your help. Have a good day.”

Demikian informasi mengenai cara mengirim Email dengan bahasa Inggris. Bagi Anda, para profesional ingin belajar bahasa Inggris bisa segera mendaftarkan diri Anda ke English First. Adapun program yang bisa Anda ambil adalah EF Adults yang menyediakan pembelajaran bahasa Inggris untuk orang dewasa. Apakah Anda tertarik?